Nicht immer elektronische Post

Für folgende Anlässe sollte man keine E-Mail verwenden (sondern einen traditionellen Brief oder ein persönliches Gespräch):

• wichtige Bitten und Auftragswünsche
• Kritiken und Streit
• Einladungen zu formellen Anlässen
• Kondolenzschreiben

Anrede

Wenn man die Person (auch im geschäftlichen Umfeld) besser kennt, kann man ein “Hallo…” verwenden, ansonsten strikte mit “Sehr geehrte(r)…”

Antworten auf E-Mails

• innerhalb 24 bis maximal 48 Stunden sollte man eine E-Mail beantwortet haben
• wenn man länger für die vollständige Beantwortung benötigt, dies unbedingt dem Absender mitteilen,
  z.B. “Habe Ihre Nachricht erhalten, melde mich sobald wie möglich.”
• Eine E-Mail ist zwar in Sekunden beim Empfänger angekommen, man darf deshalb aber nicht genau so schnell eine Antwort erwarten!

Betreffzeile

• Grundsätzlich die Betreffzeile nie leer lassen
• Betreff so wählen, dass der Empfänger die E-Mail eindeutig zuordnen kann
• Eventuell den Betreff mit Hinweisen wie “INFO:” oder “WICHTIG:” beginnen, um dem Empfänger die Dringlichkeit und Wichtigkeit der E-Mail hervorzuheben

Inhaltliche Tipps

• Erst denken, dann schreiben
• Sie sind dafür verantwortlich, dass der Empfänger den Text versteht
• Der erste Satz ist der wichtigste
• Nur schreiben, was wirklich notwendig ist
• Bei Informativen Nachrichten soll das Wichtige als erstes genannt werden
• Konkrete Begriffe verwenden, keine abstrakten Umschreibungen
• Sagen was ist – und nicht, was nicht ist
• Kurze und prägnante Sätze. Lange Mails sind zu anstregend zu lesen und werden deshalb oft nur überflogen.
• Wenn möglich sollte der gesamte Text auf einer Bildschirmseite Platz finden, ansonsten die Detailausführungen in einem Zusatzdokument anhängen
• Möglichst keine Verneinungen verwenden

Weitere Hinweise

• Gross- und Kleinschreibung machen den Text einfacher zu lesen
• Nur GROSSBUCHSTABEN wecken den Eindruck, dass GESCHRIEN wird
• Smileys & Emoticon haben in der Geschäftskommunikation nichts zu suchen.